Tandartspraktijk overnemen: wat er gebeurt met je website, domein en patiëntgegevens
Een tandartspraktijk overnemen is voor de meeste tandartsen iets wat ze één keer doen. Je koopt een patiëntenbestand, een team en een draaiende agenda, en je wilt dat patiënten blijven. Op deze pagina het stappenplan van een overname, met extra aandacht voor wat vaak vergeten wordt: de website, het domein, het Google-profiel en de patiëntgegevens.
Stappenplan in het kort
De beroepsvereniging KNMT gebruikt een stappenplan van tien punten. Wij vatten het samen en vullen het aan met de digitale kant:
| Stap | Waar je naar kijkt |
|---|---|
| 1. Geschikte praktijk zoeken | aanbod van praktijken ter overname |
| 2. Personeel | sfeer, contracten, zzp-afspraken, ziekteverzuim; personeel gaat bij overname automatisch mee |
| 3. Patiëntenbestand | omvang, deel met periodieke controle, spreiding, leeftijd, oproepsysteem, of patiënten online afspraken kunnen plannen |
| 4. Pand | koop of huur, uitbreidingsmogelijkheden |
| 5. Apparatuur | werking, onderhoud, KEW-dossier van het röntgentoestel |
| 6. Materialen en instrumentarium | waarde en investering |
| 7. Automatisering | praktijksysteem, factoring en clearing |
| 8. Contracten | energie, wachtkamerschermen, praktijkwebsite: welke neem je over, welke zeg je op |
| 9. Goodwill | het bedrag voor de bestaande praktijkorganisatie |
| 10. Laatste regelzaken | meldingen, registraties, communicatie met patiënten |
Hieronder gaan we in op de punten waar de website en de patiëntgegevens bij komen kijken.
Aandelen of activa: het bepaalt wat er overgaat
Een tandartspraktijk wordt vaak gevoerd als bv, eenmanszaak of maatschap. Volgens de KNMT kun je bij een eenmanszaak of maatschap alleen de activa overnemen; bij een bv kun je ook de aandelen kopen. Het verschil heeft directe gevolgen:
- AGB-code. Bij een overname van activa gaat de AGB-code van de praktijk niet mee. Bij een aandelenoverdracht wel, met alle contracten, vorderingen en schulden. Vraag op tijd een eigen AGB-code aan als je de activa koopt, anders kun je na de overdracht niet declareren.
- Melding als zorgaanbieder. Verandert het KVK-nummer, dan word je voor de Wet toetreding zorgaanbieders gezien als nieuwe zorgaanbieder. Je meldt je dan opnieuw, vóór je start, en controleert of je een toelatingsvergunning nodig hebt. Zie ook tandartspraktijk starten.
- Contracten. Bij activa spreek je af welke contracten je overneemt. Bij aandelen krijg je ze allemaal, ook het contract met de partij die de huidige website beheert. Let op "change of control"-bepalingen: contracten die eindigen als de zeggenschap wijzigt.
De website: wat je overneemt en wat niet
De KNMT noemt de praktijkwebsite uitdrukkelijk bij de contracten die je moet beoordelen. Stel bij de due diligence deze vragen:
- Op wiens naam staat het domein? Op naam van de praktijk, de vertrekkende tandarts persoonlijk, of het webbureau? Neem de overdracht van het domein op in de koopovereenkomst, met de verplichting om mee te werken aan de houderwijziging.
- Van wie is de website zelf? Bij een abonnementspartij is de site vaak eigendom van die partij. Dan neem je het domein mee, maar niet het ontwerp of de teksten.
- Waar draait de e-mail? Het praktijkadres zit vaak aan het domein vast. Verhuist het domein zonder plan, dan valt de mail uit.
- Welke koppelingen zijn er? Een inschrijfformulier, een online agenda of een patiëntenportaal van het praktijksysteem. Wissel je van praktijksysteem, dan verandert ook de koppeling op de site.
- Wie heeft de inloggegevens? Website, hosting, domein, Google Bedrijfsprofiel, Google Search Console. Laat ze in de overdracht opnemen.
Naam houden of een nieuwe naam?
Houd je de praktijknaam, dan is het domein je belangrijkste bezit: patiënten kennen het adres, Google kent de pagina's. Je vernieuwt de inhoud en het ontwerp, maar het adres blijft.
Kies je een nieuwe naam, dan verhuis je naar een nieuw domein. Doe dat met doorverwijzingen: elke oude pagina stuurt door naar de nieuwe, zodat bestaande patiënten en Google je terugvinden. Houd het oude domein nog een paar jaar aan, want het staat op afsprakenkaartjes, in mailhandtekeningen en in de zorgzoekers van verzekeraars. Laat ook de gegevens in het AGB-register aanpassen; die zijn de basis voor de zorgzoekers waar patiënten een praktijk vinden.
Patiëntendossiers en de AVG
Patiëntendossiers zijn het meest gevoelige deel van een overname. De KNMT gaf het standpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens zo weer: bij een praktijkoverdracht hoef je patiënten niet uitdrukkelijk om toestemming te vragen voor het overdragen van hun dossier. Wel moet de vertrekkende zorgverlener patiënten informeren dat hun dossier naar de opvolger gaat, en ze een redelijke termijn geven om bezwaar te maken, bijvoorbeeld vier weken na de kennisgeving, of zes tot acht weken in een vakantieperiode. Na die termijn kunnen de dossiers over.
De website speelt daarin een rol, naast de brief of mail aan patiënten:
- een pagina "Onze praktijk heeft een nieuwe tandarts", met de datum van overdracht, wie de nieuwe praktijkhouder is en wat er voor patiënten verandert;
- uitleg over de overdracht van dossiers en hoe patiënten bezwaar kunnen maken, met een contactadres;
- een bijgewerkte privacyverklaring met de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.
Een dossier bewaar je volgens het Burgerlijk Wetboek twintig jaar na de laatste wijziging, of langer als goede zorg dat vraagt. Dat blijft gelden na de overname; je neemt die verplichting mee.
Gegevens van patiënten horen niet in de website zelf. Een oud inschrijfformulier dat medische gegevens per mail naar een gedeelde mailbox stuurde, is een moment om dat te veranderen.
Patiënten behouden tijdens de wissel
Bij een overname hoef je minder nieuwe patiënten te werven, maar je moet voorkomen dat bestaande patiënten weglopen. Wat helpt:
- Vroeg en duidelijk communiceren. Een bericht op de home, een pagina met vragen en antwoorden, en dezelfde boodschap in de wachtkamer.
- Het team laten zien. Bestaande assistentes en mondhygiënisten zijn voor patiënten de continuïteit. Zet ze met foto op de teampagina, naast de nieuwe tandarts met BIG-nummer.
- Telefoon, adres en openingstijden niet tegelijk veranderen. Wat je kunt laten zoals het is, laat je zoals het is.
- Het Google Bedrijfsprofiel overnemen in plaats van een nieuw aan te maken. Daar staan de reviews van jaren. Het profiel overdragen regel je met de vorige eigenaar; het valt buiten onze pakketten. Hoe je het beheert staat in seo voor tandartsen.
- Gegevens actueel houden. Tarieven, verzekeraars waarmee je een contract hebt, klachtenregeling en geschilleninstantie: de NZa en de Wkkgz vragen dat patiënten deze informatie kunnen vinden, en na een overname verandert er vaak iets.
Wat er op de website moet veranderen na een overname
| Onderdeel | Wat je aanpast |
|---|---|
| Team | nieuwe praktijkhouder met BIG-nummer; vertrokken behandelaars eraf; zzp'ers en hun klachtenregeling vermelden |
| Over de praktijk | het verhaal van de overname, wat blijft en wat verandert |
| Tarieven en verzekeraars | contracten kunnen veranderen bij een nieuwe AGB-code |
| Klachtenregeling | naam en contact van de klachtbehandelaar, aansluiting bij een geschilleninstantie |
| Privacyverklaring | nieuwe verwerkingsverantwoordelijke, KVK-nummer |
| Inschrijven en afspraken | nieuwe koppeling als het praktijksysteem wisselt |
| Footer | KVK-nummer, adres, contactgegevens |
Zo pakken wij de website bij een overname aan
- Inventarisatie. We zoeken uit waar domein, hosting en mail staan en wie de inloggegevens heeft, zodat je het in de koopovereenkomst kunt regelen.
- Nieuwe site op een testadres. Met het bestaande domein of een nieuw, met alle pagina's uit de tabel hierboven bijgewerkt.
- Overdrachtsdag. Op de dag van overdracht zetten we de nieuwe site live, met doorverwijzingen van alle oude pagina's en zonder dat de mail uitvalt.
- Na de overdracht. De pagina over de overname blijft een paar maanden staan; daarna verwerken we de inhoud in "Over de praktijk".
Een overnamesite valt in pakket Compact (€ 999) of Praktijk (€ 1.499), excl. btw, klaar in 14 dagen na aanlevering. Neem je een praktijk met meerdere vestigingen over, dan is het pakket Groep (€ 2.499), in drie termijnen te betalen. Wat er bij elk pakket zit staat op de kostenpagina.
Bronnen: knmt.nl (tien stappen); knmt.nl (bv); knmt.nl (AP); knmt.nl (team met foto); wetten.overheid.nl (BW 7); toetredingzorgaanbieders.nl (nieuw KVK-nummer = nieuwe zorgaanbieder); agbcode.nl (AGB nodig om te declareren); zoek.officielebekendmakingen.nl (NZa transparantie); wetten.overheid.nl (Wkkgz art. 13 en 18) (geraadpleegd 29-10-2026).
Veelgestelde vragen over een tandartspraktijk overnemen
Staat je vraag er niet bij? Bel of app 06 - 23 00 78 38, je krijgt binnen één werkdag antwoord.
Gaat de website automatisch mee bij een overname?
Niet vanzelf. Bij een aandelenoverdracht gaan alle contracten mee, ook dat met de webbouwer. Bij een overname van activa spreek je af welke contracten je overneemt. Regel het domein in elk geval in de koopovereenkomst, en controleer of de website zelf eigendom is van de praktijk of van een abonnementspartij.
Moet ik patiënten toestemming vragen om hun dossier over te nemen?
Volgens het standpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals de KNMT het weergeeft, niet uitdrukkelijk. De vertrekkende tandarts informeert patiënten en geeft een redelijke bezwaartermijn, bijvoorbeeld vier weken. Daarna kunnen de dossiers over.
Gaat de AGB-code mee bij de overname?
Bij een aandelenoverdracht van een bv wel. Bij een overname van activa niet; dan vraag je zelf op tijd een AGB-code aan bij Vektis.
Moet ik me opnieuw melden als zorgaanbieder?
Als het KVK-nummer verandert, ja. Dan geld je voor de Wtza als nieuwe zorgaanbieder en meld je je vóór je start. Controleer ook of je een toelatingsvergunning nodig hebt.
Moet ik de naam van de praktijk veranderen?
Nee. Een bekende naam en een bestaand domein zijn waardevol. Kies je toch een nieuwe naam, verhuis dan met doorverwijzingen en houd het oude domein aan.
Wat gebeurt er met de Google-reviews van de praktijk?
Die staan op het Google Bedrijfsprofiel. Neem het profiel over van de vorige eigenaar in plaats van een nieuw aan te maken, dan blijven de reviews staan.
Hoe lang moet ik de dossiers van de vorige tandarts bewaren?
Twintig jaar na de laatste wijziging in het dossier, of langer als goede zorg dat vraagt. Dat staat in het Burgerlijk Wetboek en geldt ook voor dossiers die je overneemt.
Kan de nieuwe site klaar zijn op de dag van overdracht?
Ja, als we twee à drie weken van tevoren beginnen. We bouwen op een testadres en zetten de site op de overdrachtsdag live.
Neem je een praktijk over? Regel de website mee in de overdracht
Vertel ons de overdrachtsdatum en waar de huidige site staat. Binnen één werkdag heb je een offerte met een vaste prijs en een planning naar die datum.