Online afspraken en inschrijven op de website van je tandartspraktijk
Patiënten willen een controle inplannen of zich inschrijven zonder tijdens kantooruren te bellen. Wij zetten de online agenda of het patiëntenportaal van je eigen praktijksysteem op je website, zodat afspraken direct in je praktijkagenda komen. Heeft je systeem dat niet, dan krijg je een inschrijfformulier dat werkt. De koppeling kost € 400 excl. btw als losse module en zit in pakket Praktijk en Groep.
Waarom via je praktijksysteem, en niet met een losse tool
Er zijn online agenda's genoeg die je op elke website kunt zetten. Voor een tandartspraktijk hebben ze één groot nadeel: ze staan los van je praktijkagenda. Dan houdt de balie twee agenda's bij, of belt alsnog elke aanvraag na. Een losse module die niet aansluit op je agenda en je manier van plannen, kost meer tijd dan hij bespaart.
Een webagenda van je praktijksysteem werkt anders. Oase schrijft bijvoorbeeld dat zijn webagenda live gekoppeld is aan de praktijkagenda, zodat er geen dubbele boekingen of vertraging door synchronisatie ontstaan. Bij Exquise maakt de patiënt met de Internet Agenda zelf zijn afspraak in de praktijkagenda, en houdt de praktijk de regie over de planning.
Wat patiënten online kunnen
Wat er precies kan, hangt af van je systeem. De mogelijkheden die leveranciers noemen:
| Functie | Wat het betekent |
|---|---|
| Controle- en vervolgafspraken maken | de patiënt kiest een tijd uit de vrije plekken die jij online zet |
| Afspraken verzetten of afzeggen | binnen marges die jij instelt, bijvoorbeeld tot 24 uur vooraf |
| Online inschrijven als nieuwe patiënt | met een eerste afspraak; jij keurt de inschrijving goed |
| Afspraken inzien | een overzicht van lopende afspraken |
| Anamnese thuis invullen | via het portaal, gekoppeld aan het dossier |
| Herinneringen ontvangen | per sms of mail, vanuit je systeem |
| Uitnodiging via een link | de oproep voor een controle bevat een directe link om te plannen |
Jij bepaalt in je eigen systeem welke afspraaksoorten online te boeken zijn. De meeste praktijken beginnen met controles en mondhygiëne, en laten behandelingen via de balie lopen. Hoe dat eruitziet? Bekijk een voorbeeld met online afspraken.
Afspraak maken · ontwerpvoorbeeld
vrijbezet
Gekozen: wo 14:30 · controle · bevestiging per mail
Afspraak bevestigenZo ziet het eruit voor je patiënt
- De patiënt kiest het soort afspraak. Alleen de afspraaksoorten die jij in je praktijksysteem online zet, bijvoorbeeld controle en mondhygiëne.
- Daarna een vrije tijd. De vrije plekken komen uit de agenda van je praktijksysteem; bezette tijden zijn niet te kiezen.
- Bevestigen. De afspraak staat in je praktijkagenda en de patiënt krijgt een bevestiging.
Probeer het: klik op een vrije tijd. Dit is een ontwerpvoorbeeld; hoe het er bij jou precies uitziet, hangt af van je praktijksysteem.
Hoe de koppeling op je website werkt
- Je vertelt ons welk systeem je gebruikt en of de webagenda of het portaal bij je leverancier al aan staat. Staat het nog niet aan, dan vraag je het aan bij je leverancier; dat is jouw contract.
- Wij zetten de knoppen op de goede plekken. "Afspraak maken" in de kop van elke pagina, "Inschrijven als nieuwe patiënt" op de home, en op elke behandelpagina een knop naar het juiste afspraaktype als je systeem dat ondersteunt. Heb je meerdere vestigingen, dan per vestiging de juiste link.
- We passen de stijl aan waar het systeem dat toestaat, zodat de overgang van je site naar de agenda niet als een andere wereld voelt.
- We testen op een telefoon, met een testafspraak en een testinschrijving, voor de site live gaat.
- We maken een terugvaloptie: een eenvoudig formulier voor patiënten die niet willen inloggen of als het portaal even niet bereikbaar is.
Welke systemen wat kunnen, staat in de gids tandarts software.
Geen webagenda? Dan een formulier dat werkt
Niet elk systeem heeft een webagenda, en niet elke praktijk wil hem. Dan krijg je een inschrijf- en afspraakformulier dat bij de balie binnenkomt. Wat erin staat:
- naam, geboortedatum, adres, telefoon en e-mail;
- vorige tandarts;
- de reden van aanmelding: inschrijven, controle, klacht, spoed;
- een voorkeur voor dag of dagdeel.
Wat er niet in staat: medische details. Gegevens over gezondheid zijn onder de AVG een bijzondere categorie, en die horen in je praktijksysteem, niet in een mailbox. De anamnese doe je bij het eerste consult of via je portaal.
Wat het kost
| Onderdeel | Prijs (excl. btw) |
|---|---|
| Koppeling met online agenda, webagenda of patiëntenportaal, als losse module | € 400 eenmalig |
| Inbegrepen in pakket Praktijk | € 1.499, tot 15 pagina's, met koppeling met je agenda |
| Inbegrepen in pakket Groep | € 2.499, koppeling per vestiging |
| Inschrijf- en contactformulier | in elk pakket, ook Compact (€ 999) |
De webagenda of het portaal zelf betaal je aan de leverancier van je praktijksysteem; leveranciers noemen die prijzen niet op hun site, dus vraag ze op. Alle kosten staan op de kostenpagina.
Wat het oplevert, en wat niet
Een online agenda haalt telefoontjes weg bij de balie: wie zijn controle zelf plant, belt niet. Patiënten kunnen plannen wanneer het hun uitkomt, ook 's avonds. En nieuwe patiënten kunnen zich inschrijven op het moment dat ze je site bekijken, in plaats van "morgen even bellen".
Wat het niet oplost: een agenda zonder vrije plekken. Zet alleen online wat je echt kunt bieden, en houd een deel van de agenda vrij voor spoed en voor patiënten die liever bellen. En controleer na een paar weken of de online afspraken goed ingepland worden; een verkeerd ingesteld afspraaktype levert alsnog nabelwerk op.
Privacy en beveiliging
Een webagenda verwerkt persoonsgegevens, een portaal ook gegevens over gezondheid. Sluit een verwerkersovereenkomst met je leverancier, kies voor een login met extra verificatie bij een portaal (Oase gebruikt bijvoorbeeld sms-verificatie), en vermeld de koppeling in je privacyverklaring. De website zelf draait met SSL.
Bronnen: oase.dental (webagenda live gekoppeld aan de praktijkagenda); oase.dental (afgezegde afspraken automatisch opgeslagen in de te); oase.dental (portaal met anamnese); vertimart.nl (patiënt maakt zelf zijn afspraak in de praktijkagenda); vertimart.nl (SMS-functie met automatische afspraakherinneringen); vertimart.nl (Meamedica); roxtar.nl (losse afspraakmodule werkt alleen als hij aansluit op); eur-lex.europa.eu (AVG art. 9) (geraadpleegd 29-10-2026).
Veelgestelde vragen over online afspraken
Staat je vraag er niet bij? Bel of app 06 - 23 00 78 38, je krijgt binnen één werkdag antwoord.
Kunnen patiënten via mijn website direct in mijn agenda boeken?
Als je praktijksysteem een webagenda of patiëntenportaal heeft, ja. Exquise heeft de Internet Agenda, Oase een webagenda die live aan de praktijkagenda gekoppeld is. Wij zetten die op je site. Zonder webagenda krijg je een formulier.
Kunnen nieuwe patiënten zich online inschrijven?
Bij Exquise Internet Agenda kunnen nieuwe patiënten zich online inschrijven en een eerste afspraak maken; de praktijk bepaalt of de inschrijving wordt geaccepteerd. Bij andere systemen hangt het af van de leverancier. Een inschrijfformulier op je site kan altijd.
Wat kost de koppeling?
€ 400 excl. btw als losse module, eenmalig. In pakket Praktijk (€ 1.499) en Groep (€ 2.499) zit hij erin. De webagenda zelf betaal je aan je leverancier.
Bepaal ik zelf welke afspraken online te boeken zijn?
Ja, dat stel je in je praktijksysteem in. De meeste praktijken zetten alleen controles en mondhygiëne online.
Wat als een patiënt een afspraak online afzegt?
Dat kan binnen de marges die je in je systeem instelt. Bij Oase worden afgezegde afspraken bijvoorbeeld in een lijst bewaard, zodat de balie ze opnieuw kan inplannen.
Is online afspraken maken veilig?
De webagenda draait bij de leverancier van je praktijksysteem, met hun beveiliging. Sluit een verwerkersovereenkomst af en kies bij een portaal een login met extra verificatie. Op je website vragen we geen medische gegevens.
Werkt het ook bij meerdere vestigingen?
Ja. In pakket Groep krijgt elke vestiging een eigen afsprakenknop die naar de agenda van die vestiging leidt.
Laat patiënten online inschrijven en afspraken maken
Vertel ons welk praktijksysteem je gebruikt. We zoeken uit wat het kan en sturen binnen één werkdag een offerte met een vaste prijs.